Conditions générales DIGITAX & ACCOUNTING SRL
I. – Champ d'application
Les présentes conditions générales sont d’application à toutes les relations professionnelles entre le professionnel, Fabrice Iannone, dont le cabinet est situé Place de Belle-Vue 17 à 6250 Aiseau-Presles, inscrit à la BCE sous le n°0780.710.240 et le client.
Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.
En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.
Conformément au droit commun, la mise en cause de la responsabilité du professionnel ne peut être envisagée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
II. – Début de la convention
À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :
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soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
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soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur en raison de circonstances exceptionnelles ou urgentes.
Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dont les dispositions sont réputées conclues entre Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.
Tout changement dans la lettre de mission devra faire l'objet d'un avenant écrit et signé par toutes les parties.
Conformément à l’article 5.74 du Code civil, si une des Parties souhaite demander la renégociation de la lettre de mission en vue de l’adapter ou d’y mettre fin à la suite d’un changement de circonstances, la période de négociation sera limitée à 8 jours calendrier à dater de la notification à l’autre partie du changement de circonstances et de la volonté de renégocier la lettre de mission.
2.2. Transfert éventuel de la convention
En cas de transfert de la présente convention, en dehors des opérations telles que définies aux articles 12.2 à 12.11 du Code des Sociétés et des associations, notamment dans le cadre d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ci-après « l’ITAA »), le professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA. Cette information indique également au client que la mission sera poursuivie par le repreneur et à la date à laquelle cette reprise aura lieu.
Le client reconnait et accepte que la présente lettre de mission soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur.
III. – Durée et résiliation de la convention
Le professionnel et le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les mandats attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier électronique et tenant compte des modalités prévues ci-après.
La résiliation par le client peut se faire par le successeur du professionnel dûment mandaté à cet effet par le client.
En aucun cas, le remplacement du responsable de l’exécution de la mission ne pourra être invoqué par le client comme cause légitime de résiliation de la convention.
Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
3.1. Missions récurrentes
3.1.1. Définition
Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne satisfont pas à la définition visée à l'article 3.2.1 de « missions non récurrentes ».
3.1.2. Durée et fin du contrat
Sauf clause contraire dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.
Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant une résiliation notifiée par courrier électronique.
Sauf en cas de cessation immédiate pour raison déterminée (voir 4.1 et 4.2 ci-dessous) ou clause contraire dans la lettre de mission, si le professionnel et/ou le client met fin au contrat, un délai de préavis est prévu à concurrence de un mois.
A défaut pour la partie qui résilie de préciser expressément dans la résiliation de la mission qu’il respectera le délai de préavis, ce délai de préavis sera remplacé, sauf accord contraire des parties, par une indemnité forfaitaire de rupture équivalente à un prorata des honoraires pour la période du préavis (1/4 des honoraires annuels) correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier, sauf si les caractéristiques spécifiques de la mission justifient un délai plus long (par exemple, dossiers complexes ou en cours de traitement fiscal). Dans ce cas, ce délai exceptionnel sera limité à six mois maximum.
Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.
Sauf décision contraire des parties, la résiliation de la lettre de mission, même avec respect d’un délai de préavis, engendre l’arrêt immédiat des prestations du professionnel pour l’établissement des comptes annuels de l’exercice précédant la date de résiliation.
3.2. Missions non récurrentes
3.2.1. Définition
Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.
3.2.2. Durée et fin de la convention
Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.
Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.
En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :
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ax.des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés et ;
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ax.de tout ce que le professionnel aurait pu gagner de manière complémentaire en cas d’exécution de la mission.
Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.
3.3. Suivi
À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire moyennant la rédaction d’un inventaire daté et signé en autant d’exemplaires originaux que de parties.
La fin de la mission :
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emporte retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôts des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes annuels ou représentation (ex. mandat électronique accès au registre UBO,….)
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exige du client qu’il reprenne sans délai toutes ses pièces comptables se trouvant chez le professionnel.
3.4 Honoraires (uniquement en cas de facturation forfaitaire)
Le forfait mensuel reste dû jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis).
Le forfait annuel/trimestriel en cours est converti en forfait mensuel appliqué jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis).
IV. – Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)
4.1. Résiliation par le professionnel pour motifs graves
Le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
a) des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
b) des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
c) un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2) et dans la lettre de mission ;
d) en cas de procédure d'insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d'incapacité manifeste du client.
Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.
Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.
La cessation immédiate pour le motif visé au point c. est précédée d’une mise en demeure préalable.
Lorsqu’il met fin à la convention pour une raison déterminée, le professionnel indique par écrit les motifs de la rupture au client et lui signale les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.
4.2. Résiliation immédiate pour manquement grave du client
En cas de manquement grave aux obligations contractuelles par le client (par exemple, non-paiement des honoraires ou non-transmission des documents nécessaires à l'exécution de la mission), le professionnel se réserve le droit de résilier immédiatement la mission.
Cette résiliation doit être précédée d’une mise en demeure écrite et motivée, sauf dans les cas exceptionnels prévus par la loi (par exemple, fraude avérée ou conflit d’intérêts grave). La mise en demeure précisera les manquements reprochés et accordera au client un délai raisonnable pour y remédier (ex. : 14 jours). Si aucune mesure corrective n’est prise dans ce délai, la résiliation prendra effet immédiatement.
4.3. En cas de faillite ou décès du client, la convention est résolue de plein droit.
En cas de décès du client personne physique, les missions sont résolues de plein droit. Elles peuvent être reprises afin de remplir les obligations du défunt moyennant confirmation écrite de tous les héritiers
4.4. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.
Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite et motivée au professionnel
V. – Suspension de l'exécution des obligations
En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires, provisions ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.
Le professionnel en informe le client par écrit ou courriel.
La suspension de l’exécution de ses obligations est précédée d’une mise en demeure préalable qui peut-être effectuée par courriel
Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués endéans les trois mois, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client.
Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.
Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
VI. – Droits et obligations des parties
6.1. Droits et obligations du professionnel
Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux (pour autant que le client a respecté toutes ses obligations visées à l’article 6.2 ci-après), l'obligation prise par le professionnel à l'égard de son client est une obligation de moyens.
Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.
Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.
L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire dans la lettre de mission – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.
Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Le client accepte que le professionnel fasse discrétionnairement appel, pour mener à bien sa mission, à quelques sous-traitants que ce soit, collaborateurs disposant des compétences et qualifications requises.
6.2. Droits et obligations du client
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s'engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission.
Le client est tenu de respecter les délais suivants pour la fourniture des documents et informations :
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Mission d’établissement des déclarations TVA : pour le 05 du mois de la date de dépôt de la déclaration TVA
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Mission d’établissement de la déclaration IPP : pour le 31 mai de l’année de l’exercice d’imposition
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Mission d’établissement des comptes annuels :
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Clôture au 31/03 : pour le 31 juillet
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Clôture au 30/06 : pour le 31 décembre
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Clôture au 31/12 : pour le 30 avril
Le client s'engage par ailleurs à :
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Mettre à disposition du professionnel, en temps utile, tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission ;
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Exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
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Porter à la connaissance du professionnel toute donnée, événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
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Fournir au professionnel les informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant une adaptation éventuelle de la mission du professionnel, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces informations ou de leur changement par le client ;
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Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
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Vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.
Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.
Par ailleurs, le client doit évidemment communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs.
Enfin, le client s'engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l'égard de toute administration, fiscale, sociale, ou de tout autre créancier, quel qu'il soit.
6.3. Interdiction de démarchage
Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), sauf accord écrit préalable entre les parties.
Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 15 000,00 (quinze mille) EUR (euros).
VII. – Honoraires
7.1. Fixation des honoraires et frais
Les honoraires et frais sont fixés comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.
7.2. Conditions de paiement
Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 15 jours civils de la date de facturation.
Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :
a) à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
b) à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00 EUR.
Tout retard non imputable au professionnel dans l'exécution de sa mission n'empêche pas la facturation forfaitaire mensuelle.
7.3. Acomptes
Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.
7.4. Contestation d’état de frais et honoraires
Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû. Le client est en outre présumé être d’accord avec les services facturés.
VIII. – Clause salvatrice :
L’invalidité, la non-applicabilité ou l'illégalité d'une des clauses prévues dans l’un des contrats convenus entre parties (conditions spécifiques et générales ou lettre de mission), n’entraîne aucunement l’invalidité ou la nullité des autres dispositions au contrat. L’ensemble des clauses reste intégralement valable.
IX. – Modifications :
Le professionnel se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Les conditions modifiées seront communiquées sur le site Internet www.digitax-accounting.be et, à défaut de contestation dans les 10 jours francs, applicables le premier jour du mois suivant leur publication.
X. – Responsabilité du professionnel
10.1. Limitation de responsabilité
Le professionnel veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution des missions.
Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.
En outre, le professionnel ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la lettre de mission.
Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.
Il est également demandé au professionnel et au client de s'adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.
Hormis pour les fautes intentionnelles ou pour les faute grave dont la couverture est exclue par le contrat d’assurance professionnelle ou lors de l’accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs d’entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la loi, les dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle ne sont pas applicables entre parties pour la réparation d’un dommage causé par l’inexécution de la mission. Cette exclusion de l’application des dispositions légales en matière de responsabilité extracontractuelle peut également être invoquée par les auxiliaires du professionnel.
La responsabilité du professionnel est limitée aux montants couverts par son contrat d'assurance professionnelle, sauf dans les cas suivants :
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En cas de faute intentionnelle ;
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En cas de faute grave, pour laquelle toute limitation de responsabilité est exclue par la loi, indépendamment de la couverture du contrat d’assurance ;
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Lors de l’accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs d’entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la Loi
Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects ne donneront lieu à aucune indemnisation.
En cas de force majeure (sans que cette liste ne soit limitative : grèves, lock-out, intempéries, tempêtes, incendies, inondations, guerres, bugs ou virus informatiques, incidents d'ordre technique, retards du fournisseur, pénurie de main-d’œuvre, maladie, changements réglementaires importants ou indisponibilité prolongée des données clients, indisponibilité des différentes plateformes du SPF Finances, etc.) ou de circonstances imprévues, les délais d’exécution sont suspendus jusqu’à ce que le cas de force majeure ou la circonstance imprévue prenne fin.
Par circonstance imprévue, il convient d’entendre toute circonstance raisonnablement imprévisible lors du dépôt de l'offre et qui rendrait l'exécution du contrat plus difficile ou plus onéreuse sur un plan financier ou autre, au-delà des prévisions normales. Si celle-ci ne cesse pas, elle fonde les parties à demander par écrit la révision ou la résiliation du contrat.
Si ces circonstances sont de nature à n’entraîner qu’une interruption des prestations, le délai d'exécution est suspendu de plein droit pour toute la durée de l’interruption. Les obligations des parties reprendront automatiquement dès la fin de la suspension, sauf accord contraire.
10.2. Assurance du professionnel
Le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables auprès de l'assureur Marsh SA, situé Avenue Herrmann-Debroux 2 à 1160 Bruxelles.
Les limitations de responsabilité susvisées s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.
Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d'une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.
Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.
XI. – Lieu d’exécution de la mission et conservation des pièces
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Disponibilité des pièces
Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client. -
Notification et risques
Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables et de les récupérer dès que le professionnel lui notifie leur disponibilité. Le professionnel s’engage quant à lui à mettre régulièrement à disposition du client ses pièces comptables. La récupération des pièces et documents sous format papier a lieu au cabinet du professionnel sauf accord de ce dernier.
La notification au client de ce que les pièces et document sont disponibles met les risques à sa charge.
À défaut pour le client de récupérer ses pièces et documents malgré la notification préalable du professionnel, ce dernier a le droit de les renvoyer au client par tous moyens qu’il estime utiles et ce aux frais exclusifs et sous la seule responsabilité du client. Cette possibilité du professionnel ne porte pas préjudice au fait que les risques restent à charge du client dès la notification prévue à l’alinéa précédent.
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Récupération des pièces et documents
Le client est tenu de récupérer ses pièces et documents dans un délai de 30 jours après notification écrite par le professionnel. Passé ce délai, le professionnel se réserve le droit de prendre les mesures suivantes, à la charge exclusive du client :-
Archivage prolongé : Les pièces non récupérées pourront être conservées moyennant des frais de conservation de 50 € HTVA par mois (tout mois entamé étant entièrement dû).
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Restitution forcée : Si le client ne récupère pas ses documents après un nouveau délai de 15 jours, le professionnel pourra les renvoyer par voie postale ou tout autre moyen approprié, aux frais exclusifs du client.
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Destruction : En l’absence de toute réponse du client dans un délai total de 6 mois après la première notification, le professionnel pourra procéder à la destruction des pièces, après en avoir informé le client par écrit.
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Responsabilité du client
Les risques associés à la perte ou à la dégradation des pièces à partir de leur mise à disposition sont à la charge du client.
XII. – Secret professionnel et blanchiment
Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.
Par dérogation, la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le professionnel de son secret professionnel.
Le client confirme qu'il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s'engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.
XIII. – Vie privée – traitement des données
Le client reconnaît avoir accepté les termes et conditions de la déclaration de protection de la vie privée du professionnel sur le traitement des données à caractère personnel et être informé que la déclaration de protection de la vie privée est en tout temps accessible via le site web du professionnel : https://www.digitax-accounting.be/
XIV. – Droit applicable et règlement des litiges
L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge, en langue française.
Les parties sont informées en cas de différend entre elles, de l’opportunité de tenter un mode alternatif de règlement des conflits.
Faute d’accord entre parties pour mettre en œuvre un mode alternatif de règlement des litiges, toute contestation non réglée de quelque nature que ce soit, sera de la compétence des cours et tribunaux de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi.
Les parties acceptent, dans le cadre de leurs relations, les moyens de preuve électroniques.
Conditions générales à la date du 01/01/2025